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Je fais et j'encaisse mes factures

Les factures ont une double utilité :elles sont des documents comptables justificatifs de l’activité de l’entreprise et des preuves d’opérations commerciales (les achats, les ventes, …).

Durée de paiement

La durée maximale de paiement des factures est de 60 jours. Négociez avec vos clients une durée plus courte (30 jours par exemple) pour améliorer votre trésorerie. Vous pouvez envoyer vos factures peu de temps avant la fin des travaux pour pouvoir être payé plus vite.

Encaisser un retard de paiement

Il existe plusieurs manières pour pousser le client à payer ses factures. Pour éviter qu’un retard de paiement vous empêche de continuer l’activité, vous pouvez demander des acomptes à vos clients.

Pour savoir comment gérer ses impayés

Particularité de la facturation d'un professionnel à un particulier

Prestation de service

Il est obligatoire d'établir une note dès lors que le prix est supérieur à 25 euros TTC ou si le client le demande.

Cette note doit être établie en double exemplaire, l'original étant donné au client qui doit la garder pendant au moins 2 ans. Elle contient des mentions obligatoires :
- la date de la rédaction de la facture.
- le nom et adresse de l'entreprise.
- le nom du client, sauf opposition de sa part.
- la date et lieu d'exécution de la prestation.
- le décompte détaillé, en quantité et en prix de chaque prestation fournie.
- la somme totale à payer.

Toute infraction sur l'existence ou le contenu de la facture est sanctionnée d'une contravention de 1 500 à 3 000 euros en cas de récidive.

Vente de marchandises

Pour les ventes de marchandises, une facture n'est obligatoire que pour les ventes à distance. Une facture peut aussi être faite à la demande du client.
Dans les autres cas, le professionnel donne généralement un ticket de caisse à l'acheteur.

Entre professionnels la facture est obligatoire

Entre professionnels vous devez faire une facture en double exemplaire.
Cette facture doit être délivrée, soit à la fin de l'exécution de la prestation de services, soit au moment de la livraison de la marchandise dans les contrats de vente.

Elle doit comporter obligatoirement certaines mentions :
- le numéro de la facture.
- la date de la facture.
- la désignation du vendeur et de l'acheteur (numéro Siren, raison sociale, structure juridique, adresse).
- la date de la vente de la marchandise ou de la réalisation de la prestation de services.
- le nom précis et la quantité des produits ou services rendus.
- le prix unitaire des produits ou services rendus, le montant total HT des produits, la répartition selon le taux applicable et le montant total de la TVA dû.
- la date à laquelle le règlement doit intervenir.
- pour les auto-entrepreneurs le numéro de Siren doit être suivi immédiatement et lisiblement, de la mention : « dispensé d'immatriculation en application du N° de l'article 19 de la loi n°96-603 du 5 juillet 1996 relative au développement du commerce et de l'artisanat"
- pour l'Eirl : le nom ou nom d'usage du dirigeant, le nom de fantaisie donné le cas échéant à l'entreprise, précédés ou suivis de la mention "entrepreneur individuel à responsabilité limitée" ou bien du sigle EIRL, l'objet de l'activité à laquelle le patrimoine est affecté.

Devis

Le devis est obligatoire pour les montants à partir de 150 euros. Il doit indiquer les mêmes mentions qu'une facture ainsi que les mentions suivantes :

  • « Devis reçu avant exécution des travaux »
  • la date de début et la durée des travaux
  • la période de validité du devis
  • les conditions éventuelles de révision du prix
  • la date et « Bon pour accord » écrit par le client
  • votre signature et celle du client
Dès que vous et le client avez signé le devis, vous vous devez de respecter les engagements dont les délais et le prix.

Acomptes

Un acompte est une somme que vous pouvez demander au client lors de la signature du devis. Si le client annule vous pourrez garder l’acompte et demander des dommages et intérêts mais si c’est vous, vous en devrez au client. Vous vous devez de signaler l’acompte sur le devis.

Délai de conservation des factures

Le délai de conservation des factures varie de 3 à 10 ans suivant la nature du document ou de son support.
Il est conseillé, dans tous les cas, de les conserver pendant 10 ans puisqu'elles peuvent servir de preuve devant la justice pendant ce délai.

Pour en savoir plus sur les factures, voir le site de l’APCE.