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Les documents commerciaux

Les documents commerciaux regroupent l’ensemble des documents émis par votre entreprise à destination de vos clients, à l’exception des factures et des fiches de paye. Il n’existe pas de règle de mise en page de ces documents, mais ils devront tout de même comporter certaines mentions légales.

Mentions légales selon le type d’entreprise

 Mentions d'usageMentions obligatoiresMentions facultatives
Commerçant en entreprise individuelle
- Nom de l'entrepreneur
- Nom commercial
- Coordonnées : adresse, tel, fax, adresse e-mail...
- Numéro SIREN précédé de la mention RCS et du nom de la ville du greffe d'immatriculation au RCS
- En cas d'adhésion à un centre de gestion agréé : indiquer "Membre d'un CGA, le règlement par chèque est accepté"
- Numéro SIRET
- Code APE
- Numéro d'identification TVA,
- Site internet
...
Artisan en entreprise individuelle
- Nom de l'entrepreneur
- Nom commercial
- Coordonnées : adresse, tel, fax, adresse e-mail...
- Numéro SIREN suivi de la mention RM et du groupe de chiffres désignant la chambre de métiers et de l'artisanat (départ. + identifiant)
- En cas d'adhésion à un centre de gestion agréé : indiquer "Membre d'un CGA, le règlement par chèque est accepté".
- Numéro SIRET
- Code APE
- Numéro d'identification TVA,
- Site internet
...
Artisan commerçant en entreprise individuelle
- Nom de l'entrepreneur
- Nom commercial
- Coordonnées : adresse, tel, fax, adresse e-mail...
- Numéro SIREN précédé de la mention RCS et du nom de la ville du greffe d'immatriculation au RCS - Numéro SIREN suivi de la mention RM et du groupe de chiffres désignant la chambre de métiers et de l'artisanat (départ. + identifiant)
- En cas d'adhésion à un centre de gestion agréé : indiquer "Membre d'un CGA, le règlement par chèque est accepté".
- Numéro SIRET
- Code APE
- Numéro d'identification TVA,
- Site internet
...
SARL, SA ou SAS
- Nom commercial
- Coordonnées : adresse, tel, fax, adresse e-mail...
- Dénomination sociale précédée ou suivie de l'indication de la forme juridique (SARL, ou SA ou SAS)
- Montant du capitalsocial
- Numéro SIREN suivi de la mention RCS et du nom de la ville du greffe d'immatriculation au RCS
- Si l'activité est artisanale : indiquer le numéro SIREN suivi de la mention RM et du groupe de chiffres désignant la chambre de métiers et de l'artisanat (départ. +
identifiant)
- SA à directoire : indiquer "SA à directoire et conseil de surveillance"
- SARL à capital variable : préciser "SARL à capital variable"
- Si la société est en liquidation : préciser "société en liquidation" ainsi que le(s) nom(s) du (ou des) liquidateur(s).
- Numéro SIRET
- Code APE
- Numéro d'identification TVA,
- Site internet
...

Autres mentions

Quelles que soient la forme juridique de l'entreprise et la nature de l'activité exercée :
- le titulaire d'un contrat d'appui au projet d'entreprise (CAPE) doit obligatoirement faire figurer dans ses documents commerciaux : la mention de la conclusion d'un Cape, la dénomination sociale, le siège social et le numéro unique d'identification de la structure d'accueil ainsi que la date du terme du contrat,
- le locataire-gérant doit mentionner cette qualité dans tous ses documents commerciaux.

Recommandations

Rédiger correctement les documents contractuels avant la prestation de services est essentiel pour se faire payer, éviter les contentieux éventuels ou obtenir gain de cause en cas de procès.
  • Faites signer un devis : si l'on est amené à engager une procédure de recouvrement, il servira de preuve de la réalité de la commande passée.
  • Communiquez vos Conditions Générales de Vente (CGV), de préférence sur le devis : cette communication est obligatoire pour tout client qui en fait la demande. Les CGV doivent préciser le barème de prix, les conditions de règlement et les rabais et ristournes éventuels. Les conditions de règlement doivent en principe mentionner le délai de paiement des factures. Elles doivent préciser le taux des pénalités applicables en cas de retard de paiement.
  • Rédiger correctement la facture et l'adresser au client au plus tard à la livraison de la marchandise ou à sa prise en charge par l'acheteur.

Bon à savoir : si votre client modifie vos CGV et si vous acceptez la commande, les clauses modifiées ou écartées par lui ne pourront pas lui être opposées.